Ratgeber
Was ist ein Softphone? Definition, Funktion und Vorteile im Überblick
Ein Softphone ist eine Software, die ein klassisches Tischtelefon ersetzt: Statt über ein physisches Gerät telefonieren Sie direkt über eine Anwendung auf Ihrem Windows-, Mac- oder Linux-Rechner. Die Verbindung läuft dabei nicht über das klassische Telefonnetz, sondern über einen SIP-Trunk oder eine Cloud-PBX – also über IP-Telefonie (VoIP).
Wie funktioniert ein Softphone?
Ein Softphone verbindet sich mit der Telefonanlage Ihres Unternehmens – entweder mit einer Cloud-Telefonanlage oder mit einem SIP-Trunk, den Sie bei einem Anbieter wie Ihrem bestehenden Provider gebucht haben. Sobald die Zugangsdaten hinterlegt sind, funktioniert die Software wie ein ganz normales Telefon: Anrufe annehmen, wählen, weiterleiten, Konferenzen starten – nur eben über den Computer statt über ein Tischgerät.
Für die Wählfunktion aus anderen Programmen heraus (zum Beispiel direkt aus einem CRM-System per Klick) nutzen viele Softphones unter Windows die TAPI-Schnittstelle. Damit lässt sich eine Rufnummer in einer beliebigen Anwendung anklicken, und das Softphone wählt automatisch.
Welche Vorteile hat ein Softphone gegenüber einem Tischtelefon?
- Kein zusätzliches Hardware-Gerät – ein Laptop oder PC reicht aus.
- Ortsunabhängig einsatzbereit – im Büro, im Homeoffice oder unterwegs, solange eine Internetverbindung besteht.
- Zentrale Verwaltung – Lizenzen lassen sich pro Unternehmen zentral vergeben und verwalten, statt einzelne Telefone zu konfigurieren.
- Kontaktintegration – Adressbücher aus Microsoft 365, Google Contacts, LDAP oder CardDAV lassen sich direkt einbinden, statt Nummern manuell zu pflegen.
- Schnelle Einrichtung neuer Mitarbeitender – ein neuer Lizenzschlüssel statt eines neuen Telefonanschlusses.
Für wen eignet sich ein Softphone?
Ein Softphone eignet sich besonders für Unternehmen, die:
- bereits einen SIP-Trunk oder eine Cloud-PBX nutzen, aber noch kein passendes Endgerät für den PC-Arbeitsplatz haben,
- Mitarbeitende im Homeoffice oder mit wechselnden Arbeitsplätzen ausstatten möchten,
- Telefonie direkt mit ihrem CRM- oder ERP-System verknüpfen wollen (Click-to-Dial per TAPI),
- ihre Telefonie ohne feste Hardware-Investition skalieren möchten.
Häufige Fragen zum Thema Softphone
Best Softphone ist ein professionelles Desktop-Softphone für Windows, Mac und Linux, das sich direkt mit Ihrem bestehenden SIP-Trunk oder Ihrer Cloud-PBX verbindet.