Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist: Scholz e-commerce GmbH, Drosselweg 8, 74821 Mosbach. E-Mail: hallo@best-softphone.com. Telefon: 0178 1200104.

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Nutzers (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), zur Erfüllung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), zur Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder aufgrund rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

3. Hosting und Bereitstellung der Website

Diese Website wird über die Plattform Lovable (Lovable Labs Incorporated, 1 Lincoln St, Boston, MA 02111, USA) erstellt und bereitgestellt. Datenbank und Server-Funktionen laufen dabei auf unserer eigenen, separaten Supabase-Instanz mit Serverstandort Frankfurt (Deutschland). Die veröffentlichte Website selbst wird über ein weltweites Content-Delivery-Network ausgeliefert, wobei technisch bedingt auch Server außerhalb der EU beteiligt sein können (u. a. IP-Adresse, Zugriffszeitpunkt). Es gilt ergänzend die Datenschutzerklärung von Lovable (lovable.dev/privacy). Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Betrieb der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

3a. Kontaktdaten des Auftragsverarbeiters Lovable

Bei Fragen zur Datenverarbeitung durch Lovable kann dessen Datenschutzbeauftragte kontaktiert werden: Glory Francke, dpo@lovable.dev.

4. Registrierung und Kundenkonto

Für die Nutzung unseres Kundenportals ist eine Registrierung erforderlich. Dabei erheben wir: Vorname, Nachname, Firmenname, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer, sowie ein selbst gewähltes Passwort. Die Datenverarbeitung erfolgt zur Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Zur Speicherung der Kontodaten setzen wir den Dienst Supabase ein, betrieben in einem eigenen, von uns verwalteten Projekt mit Serverstandort in der EU (Frankfurt).

5. Zahlungsabwicklung

Zahlungen wickeln wir über den Zahlungsdienstleister Stripe ab. Dabei werden Zahlungsdaten, Rechnungsadresse und optional eine Steuernummer verarbeitet. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie gesetzliche Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, insbesondere § 147 AO für Rechnungsdaten über 8 Jahre). Stripe kann personenbezogene Daten in die USA übermitteln; dies erfolgt auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln.

6. Software-Downloads

Die Installationsdateien werden über einen Server unseres Softwareherstellers Global IP Telecommunications GmbH (bestsoftphone.softversion.de) bereitgestellt. Beim Klick auf einen Download-Link wird Ihr Browser direkt mit diesem Server verbunden. Dabei verarbeitet der Hersteller technisch notwendige Daten, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Datei und Browserinformationen, zur Auslieferung der Datei und zur Sicherheit des Servers. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung der vertraglich geschuldeten bzw. für die Testphase angeforderten Software) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

7. KI-Hilfe-Chat

Eingeloggten Kunden steht im Kundenportal ein KI-gestützter Hilfe-Chat zur Verfügung. Die eingegebenen Chat-Inhalte werden zur Beantwortung direkt an Anthropic PBC (San Francisco, USA) über deren Claude-API übermittelt. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage eines eigenen Auftragsverarbeitungsvertrags mit Anthropic, der die EU-Standardvertragsklauseln für die Übermittlung in die USA einbezieht. Wir weisen Kunden im Chat ausdrücklich darauf hin, keine sensiblen Daten wie Passwörter oder SIP-Zugangsdaten im Klartext einzugeben. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

7a. Lizenzverwaltung

Zur Erzeugung und Bereitstellung von Lizenzschlüsseln übermitteln wir Vertragsdaten (Firmenname, Ansprechpartner, Kunden- und Rechnungsnummer, Lizenzanzahl) an den Lizenzserver unseres Software-Herstellers. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

7b. Zugriff auf Ihr Kundenkonto im Supportfall

Wir greifen auf die zu Ihrem Kundenkonto gespeicherten Daten ausschließlich zu, wenn dies im Einzelfall für den Support oder die Vertragsabwicklung erforderlich ist, zum Beispiel bei einer Supportanfrage von Ihnen, einer Rückfrage zu Vertrag, Lizenz oder Rechnung oder zur Behebung einer Störung. Ein Zugriff zu anderen Zwecken, insbesondere für Werbung, Profilbildung oder Auswertungen einzelner Kunden, findet nicht statt.

Einsehbar sind dabei Ihre Firmen- und Kontaktdaten, Ihre Verträge und Lizenzen, das Rechnungsarchiv, die von Ihnen akzeptierten Vertragsbedingungen sowie Support-Vorgänge. Den Zugriff haben nur ausdrücklich dazu berechtigte Personen der Scholz e-commerce GmbH über einen besonders geschützten Administrationsbereich. Der Zugriff erfolgt lesend. Wir melden uns dabei nicht als Sie an, kennen und sehen Ihr Passwort nicht und nehmen keine Änderungen in Ihrem Namen vor. Lizenzschlüssel und Rechnungsdokumente rufen wir nur ab, wenn dies für den konkreten Supportfall erforderlich ist. Das Kundenportal enthält keine Gesprächsinhalte, Verbindungsdaten oder Kontakte aus Ihrer Telefonie, ein Zugriff darauf ist daher auch im Supportfall nicht möglich.

Jeder Zugriff auf ein Kundenkonto wird mit Zeitpunkt, Art des Zugriffs und betroffenem Konto protokolliert, damit er nachvollzogen werden kann. Auf Anfrage teilen wir Ihnen mit, wann ein Zugriff auf Ihr Konto stattgefunden hat. Das Protokoll bewahren wir nur so lange auf, wie es für die Nachvollziehbarkeit und die Sicherheit der Verarbeitung erforderlich ist.

Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie unser berechtigtes Interesse an der Störungsbeseitigung und an einem nachvollziehbaren, sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, Art. 32 DSGVO).

7c. Firmenlogo und Referenzen

Kunden können im Kundenportal freiwillig ein Firmenlogo hochladen. Es wird in einem geschützten Speicher in der EU (Supabase, Frankfurt) abgelegt und nur im Kundenportal des jeweiligen Kunden angezeigt (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Mit gesonderter Einwilligung zeigen wir Firmenname und Logo als Referenz auf unserer Website (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Einwilligung kann jederzeit im Kundenportal widerrufen werden; Name und Logo werden dann unverzüglich von der Website entfernt.

8. Cookies und Einwilligungsmanagement

Diese Website verwendet Cookies. Beim ersten Besuch werden Sie über ein Einwilligungs-Banner um Zustimmung zu nicht technisch notwendigen Cookies gebeten. Hierfür setzen wir den Dienst Usercentrics (Usercentrics GmbH, Sendlinger Straße 7, 80331 München) ein, der Ihre Einwilligungsentscheidung dokumentiert (verarbeitete Daten: Einwilligungsentscheidung, Geräteinformationen, IP-Adresse, grober Standort). Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich innerhalb der EU/des EWR, über die Unterauftragsverarbeiter Google Cloud EMEA Ltd. (Irland), Bunny Way (Slowenien) und Hetzner Online GmbH (Deutschland). Eine Datenübermittlung in die USA findet bei unserer Konfiguration nicht statt. Technisch notwendige Cookies (z. B. für die Anmeldung im Kundenportal oder den Zahlungsprozess bei Stripe) werden auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) gesetzt, alle anderen nur mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können.

9. Webanalyse und Online-Marketing

Mit Ihrer Einwilligung setzen wir Google Analytics 4 und Google Ads (Google Ireland Limited bzw. Google LLC) ein, um die Nutzung unserer Website statistisch auszuwerten und die Wirksamkeit unserer Werbeanzeigen zu messen. Dabei werden Cookies gesetzt und Nutzungsdaten (u. a. besuchte Seiten, Interaktionen, Herkunft des Zugriffs) verarbeitet. Wir nutzen den Google Consent Mode, sodass diese Dienste erst nach Ihrer Einwilligung vollständig aktiv werden. Eine Datenübermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

10. E-Mail-Kommunikation

Für den Versand von Transaktions-E-Mails (z. B. Registrierungsbestätigung, Passwort-Reset) nutzen wir die E-Mail-Infrastruktur unseres Hosting-Anbieters IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung bzw. unser berechtigtes Interesse an einer zuverlässigen Kommunikation mit unseren Kunden (Art. 6 Abs. 1 lit. b, f DSGVO). Die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung mit IONOS ist Bestandteil von deren AGB.

11. Empfänger personenbezogener Daten

Folgende Dienstleister erhalten im beschriebenen Umfang Zugriff auf personenbezogene Daten:

• Supabase (Datenbank, Authentifizierung, Datei-Speicher; Serverstandort EU/Frankfurt)
• Stripe (Zahlungsabwicklung)
• Lovable Labs Incorporated (Hosting/Website-Betrieb)
• Anthropic PBC (KI-Hilfe-Chat, auf Vertragsgrundlage)
• Usercentrics GmbH (Cookie-Einwilligungsmanagement)
• IONOS SE (Domain, E-Mail-Versand)
• Google Ireland Limited / Google LLC (Webanalyse und Werbe-Erfolgsmessung, nur nach Einwilligung)

12. Aufbewahrungsdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen dies vorschreiben. Rechnungsrelevante Daten (Rechnungen und Buchungsbelege) werden gemäß § 147 AO und § 257 HGB in der seit 2025 geltenden Fassung für acht Jahre aufbewahrt, auch nach Löschung des Kundenkontos. Kundenkonten können auf Wunsch gelöscht werden, sofern kein aktives Vertragsverhältnis mehr besteht; die Löschung erfasst alle bei uns gespeicherten Daten mit Ausnahme der bei Stripe aus steuerrechtlichen Gründen weiter aufbewahrten Rechnungsdaten.

13. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO). Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich hierfür an die oben genannte Kontaktadresse.

14. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren. Zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg.

15. Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald sich unsere Datenverarbeitung ändert. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie unter best-softphone.com/datenschutz.